杭州年会应该怎样策划？

年会是一个复杂而系统的项目。一个好的年会不需要几美元。一个好的年会是为创意和心而策划的！！！杭州年会公司的小编总结了未来几年构建年会的经验，为人力资源人员规划年会提供参考。

步骤1：明确要求

1.确定年度会议的目的

增强员工的归属感、团队凝聚力、深化内部沟通、分享想法、认同增长指标、报告全年企业业绩并设定指标、促进品牌文明等。

小团队通常会经历更多的创造性行为，如举办团体度假、小型音乐会、主题派对等，但数百个团队或工作人员分散在世界各地。拉梅年会是每个人进一步分解、交流感情、展示自我的好机会。

因此，较大的团队通常接受会议（白天，用于总结和分享）+聚会（用于聚会和行为）+晚餐（用于深入交流）的方式作为年会的重要形式。

2.决定年度会议的示例和参与者

一般来说，大型企业年会的受众主要是企业内的员工；大型企业也将是外部的，邀请客户、政府、联盟合作伙伴、媒体等作为文明品牌推广行为参与。由此可见，年会的目的是确定有不同的参与者。

与会者决定了年会的例子：年终总结会、年终答谢会、年度盛会、XXX主题年会、新年晚会等。

3.决定年度会议的主题

从企业文明开始，从企业经营指标开始，从行业背景开始等等，例如，XX公司XX周年庆典，同心筑梦之家，与优秀同行携手共进，共同努力，赢得未来，携手共创辉煌的XX。这五个主题依次对应于上述三个视角。如果每届年会都能根据以往年会的主题在道德意义上取得进展，那就更好了。

4.决定会议预算

通常情况下，每个年会的人均预算都会根据往年的开支和2019年的事迹以积极或消极的方式进行调整。有了预算，就很容易确定年会的地点、用餐标准、礼物和其他大额开支，以及年会的持续时间。世界级企业也将参与每个地区的联合或单独运营。这里的交通成本和酒店规格也占了总预算的很大比例。

5.确定时间

时间确定得越早，准备时间就越充足，会议准备的流程和细节就越能处理好。当然，除了准备年会，每个人都有自己的日常工作要做。因此，在确定了上述内容后，我们还应成立年会筹备小组，这往往是必要的，以便于独立工作、执行和检查。这将在年度会议第二步的规划中详细进行。

第2步：年度会议的规划

年会是一个系统工程，也是一个微不足道的仪式。它必须由项目管理人员操作。

1.了解年度会议的方向，并参考第一项。2.成立年度会议筹备小组，了解个人工作和日程安排。

准备团队将独自工作：

（1） 咨询小组：公司的高级管理人员将被纳入咨询小组，因为公司的老板计划决定年度会议的任何目标。积极采纳经济管理层的建议将有助于实现年度会议的目标；

（2） 筹备小组组长：负责整个年度会议，包括员工单独工作、顾问小组沟通、时间进度控制、成本质量控制、一般资源协调、风险预测等；

（3） 筹备组副组长：2-3人，分为各实施组；

（4） 设计团队（设计和制作邀请函、年会背景板、主题地图、横幅、服装、年会行程H5、官网主页、视频剪辑等）

（5） 材料小组（包括年会场地的确定和预订、场地设施的保证、酒店预订和房间分配、合资集团建设团队选择团队建设地点、交通票预订和车辆管理（路线推荐和停车场预订）、饮料的购买和储存、，礼物、各种方式和材料等）；

（6） 网络营销组（营销创意、文案、宣传文案、年会报告（包括筹备阶段和闭幕阶段的报告）、媒体联络、品牌推广等）；

（7） 沟通和协调小组（各部分或地区的协调、沟通和联系、电子邮件通知和登记、现场签到、指导以及参加会议的工作人员明确识别和联系人员）；

（8） 会议组（确定会议内容，分享人员、顺序、主题、时间、PPT、视频、音乐、灯光等，为会议做好准备，对会议场地进行提前测试，并监督年度会议）；

（9） 团队建设（团队建设行为、项目规划和征集，以及其他角色：经理、语音控制支持、新闻、礼仪、团队建设培训）；

（10） 财务团队（协助筹备团队负责人和各团队进行成本评估和报销，并回答财务任务）；

（11） 应急计划团队（处理会议场所的安全保障、防火和防盗等临时事件）凭证会议建设的复杂性可以细分。

3.制作年度会议项目推介表

它延长了会议的整个过程，并安排每个团队的工作人员对每个联合、事件、相应的后续形式、备注、负责人的联合点、指标实现时间、实现程度等做出响应。有了这样的年度会议日程，我对年度会议的整个议程有了清晰的了解。

您也可以根据自己的项目想法来整理项目。项目准备表的意义在于避免年度会议系统项目中的任何遗漏。最终目标是确保年会顺利进行，并突出细节。

表格越详细，单项工作越清晰，联合连接就越顺畅，将现场实施过程中可能遇到的问题减少到很少。

步骤3：年度会议的实施

在年会的整个过程中，年会的实施是一个非常耗费精力的过程。需求团队紧密配合。一般来说，我会在准备阶段考虑所有的大事小事，并与每个团队一起做出决定。根据年度会议推进表中各团队的独立工作和进度安排，实施期很重要。

此外，作为年度会议筹备的负责人，他还需要每天跟进进度并处理意外问题，每周召开一次进度会议，以确保各组之间的联盟和执行按照进度、有序进行，并不断改进和控制细节。

这里提供了几个接头，以增加年度会议的亮点：

1.年度会议的筹备将促进名单的完整性。整个过程、每个关节和每个细节的全面和系统列表将使实施过程更具层次性和严谨性。在会议筹备和实施的时代，筹备团队的所有成员都要连接手机，并24小时开机。

2.H5邀请函、大型签到板、合影墙、年会分享PPT、微视频、LED屏幕背景、3D签到、工作卡、招牌、座位卡等与年会主题相关的材料设计，将为年会增添气势和格调。

3.物资团队的整个过程是后勤保障。访问网站、酒店和其他地方非常重要，甚至多次访问，以确保所选网站非常好，并与主题有一定联系。购买年会礼品时，如阳光奖、年会优秀员工奖、定制奖等

礼品的选择必须参考年度会议咨询小组的建议。实用且具有纪念成本的礼物，如颜色和款式统一的衣服、围巾和围巾，在一起拍照时更容易被拍照；简而言之，认真点！仔细的注意每一件小事！

4.做好网络营销，这是磨练年会筹备团队创造力的一个环节。借助新媒体渠道，以剧透的形式逐步引领年会，提高员工对年会的等待感，也吸引客户对公司的关注，这也是展示公司优越形象的一种方式。

5.沟通协调团队的早期接触和指导将使参与者感到关注。同时，我们必须为贵宾的邀请提前做好准备，因此作为沟通和调解工作人员，我们必须有足够的调查权力、耐心、细心和亲密。

6.日间会议安排：普通的日间会议是上午两次，下午两次，甚至2-3天。因为连接时间很长，除了午餐和休息时间，当议程时间允许时，可以插入圆桌论坛的几个关节，例如每个人都感兴趣的话题，以调整全天会议的节奏；此外，在上午和第二天为一天的会议留出10-20分钟的休息时间。午餐时间可以安排合影。

7.构建晚会的节目，包括背景音乐的选择、各部分的节目和主持人。晚会的LED屏幕应与白天的会议不同；在正式会议结束和聚会之前，应提前一小时预留时间，以便参与晚会表演的同事可以集中锻炼一小时，做一点简单的排练。此时，其余同事可以到合影墙前合影留念；

8.为了增加晚间节目的趣味性，我们可以找到数字会议工作人员，实现微信墙、互动游戏、现场抽奖、年会红包等。除了提高礼品的购买价格，我们还可以使用高科技的大屏幕抽奖方式，让工作人员感受到公司的实力并予以重视。

9.对于财务管理，年度会议涉及大量费用细节。如果筹备组中经常有人不熟悉费用报销，那么安排一名会计人员及时评估费用将节省大量精力和金钱。

10.行为应急计划必须可用。安全是一切礼仪的保证。至少有一个人应该了解基本急救知识和措施，并询问现场周围医院的位置。

步骤4：年度会议摘要

年会结束时，应将相应的照片和视频存档，并做好后期新闻报道。

年度会议和峰会总是有不完美之处。会后，年度会议的组织小组应进行审查。对于每个关节，特别是细节，如果记录处理不当，并且可以做得更好、更有创意，则将创建会议记录。明年举行年会时，打开会议记录会有很大帮助。